Automatisierte SAP-Nutzungsanalysen als Einstieg für Veränderungen

Der KPI-Analyzer liefert Ergebnisse innerhalb weniger Tage - im Idealfall sogar innerhalb eines Tages - und ist damit deutlich schneller als traditionelle Vorgehensweisen zur Analyse der IST-Situation (wie z.B. die Durchführung von Workshops mit den Fachbereichen, Interviews mit Prozessexperten, manuelle Systemanalysen, Review der Dokumentation etc.). Somit können auch sehr schnell Risiken identifizier, Gegenmaßnahmen definiert und umgesetzt werden.

Der Aufwand auf Kundenseite beschränkt sich auf das Einspielen des Extraktionsprogramms in das SAP-System und in der Bereitstellung der Textdateien für die KPI-Analyzer App. Die Einarbeitung in die App erfolgt innerhalb weniger Stunden. Der Aufwand für monatelange Workshops mit den Fachbereichen kann eingespart und für die Optimierungen verwendet werden.

Durch die software-gestützte Sammlung der Daten und Aufbereitung der Ergebnisse in der KPI-Analyzer App ist eine neutrale Sicht sichergestellt. Durch das Ausschließen der „menschlichen“ Komponente bei der Ermittlung der Ist-Situation, werden manuelle Fehler vermieden, persönliche Interessen umgangen und Konfliktpotenzial reduziert.

Beim KPI-Analyzer handelt es sich um eine Web-Lösung, für die man keine lange Einarbeitungszeit benötigt. Die Ergebnisse werden in grafischer Form oder in Tabellen angezeigt, die man auch zur weiteren Bearbeitung in Excel herunterladen kann. Damit unterscheidet sich der KPI-Analyzer auch von anderen automatisierten SAP-Analyse-Lösungen, die erst umfangreich eingerichtet und trainiert werden müssen.

Mit dem KPI-Analyzer werden sehr viele unterschiedliche Aspekte der Nutzung beleuchtet. Somit bekommt man einen ganzheitlichen Blick auf den Status Quo und die Zukunftssicherheit des SAP-Systems. Daher eignet sich der KPI-Analyzer sehr gut als Einstieg für Veränderungen.

Neben den Details über die Nutzung des SAP-Systems, werden im KPI-Analyzer auch Kennzahlen über die Nutzung berechnet und mit den Benchmarks aus der jeweiligen Branche abgeglichen. Somit bekommt man auf einen Blick eine neutrale Einschätzung über das analysierte SAP-System im Vergleich zur Branche und kann seine IT-Strategie entsprechend ausrichten.

Durch die Kennzahlen und vielen Details über die Nutzung von Prozessen und Daten in unterschiedlichen Kategorien eignet sich der KPI-Analyzer für eine Vielzahl von Anwendungsfällen. Typische Beispiele sind das klassische Housekeeping, die Harmonisierung von Geschäftsprozessen, Re-Standardisierungsinitiativen, Carve-in/out- Aktivitäten, aber auch die Vorbereitung auf eine SAP S/4HANA Migration.

Man kann den KPI-Analyzer auch als den Generalisten unter den Spezialisten bezeichnen, da er sehr gut zur Vor-Qualifizierung weiterführender Optimierungsmaßnahmen wie z.B. Geschäftsprozessoptimierung auf Basis von Process Mining oder Systemkonsolidierung mit Transformationswerkzeugen eingesetzt werden kann.

Die Ergebnisse werden in der KPI-Analyzer App auf der SAP Cloud Platform bereitgestellt. Somit gibt es für alle Beteiligten einen zentrale Einstiegspunkt und eine gültige Version (‚single point of truth‘). Durch diese Architektur kann zu jeder Zeit und von jedem Ort auf die gleichen Ergebnisse zugegriffen werden und eine gemeinsame Interpretation der Daten remote erfolgen.

Im Gegensatz zu einer manuellen Analyse lässt sich eine automatisierte Analyse wie der KPI-Analyzer sehr einfach wiederholen. Man erhält auf Knopfdruck den aktuellen Status der Nutzung und durch einen Abgleich mit der vorhergehenden Analyse sieht man auch sehr schnell, ob die durchgeführten Maßnahmen zum gewünschten Erfolg geführt haben. Das motiviert das Projektteam und eignet sich auch sehr gut für das Management-Reporting.